Dokonalý sprievodca výberom správnej online dátovej miestnosti pre vašu firmu
Univerzálny obchodný prístup sa stáva zastaraným, keďže moderné podniky prechádzajú na špecializovanejšie služby. To isté platí pre poskytovateľov virtuálnych dátových miestností. Časy, keď sa virtuálne dátové miestnosti používali iba na fúzie a akvizície, sú preč. Firmy v súčasnosti využívajú softvér dátovej miestnosti na IPO, fundraising, crowdfunding alebo obchody s nehnuteľnosťami. Očakáva sa, že globálna miestnosť elektronických údajov dosiahne 5 497 miliónov dolárov do roku 2030 .
Majúc na pamäti, predajcovia dátových miestností ponúkajú viac prispôsobené služby pre rôzne odvetvia a procesy. Je teda vysoko možné, že virtuálna dátová miestnosť pre IPO nemusí byť dostatočne dobrá pre nehnuteľnosti. Typ služieb dátovej miestnosti sa tiež líši podľa veľkosti podniku.
Ako zistíte, či je dátová miestnosť vhodná pre vaše podnikanie? Alebo ako by ste si mali vybrať virtuálnu dátovú miestnosť, ktorú vaša firma potrebuje?
Pri výbere správneho online softvéru pre dátovú miestnosť pre vašu spoločnosť postupujte podľa týchto troch jednoduchých krokov.
Obsah
- 1. Definujte, prečo potrebujete softvér pre dátovú miestnosť
- 2. Vyberte funkcie, ktoré potrebujete
- 3. Vykonajte prieskum o poskytovateľoch virtuálnych dátových miestností
- Záverečné slová
1. Definujte, prečo potrebujete softvér pre dátovú miestnosť
Virtuálne dátové miestnosti sú v podstate digitálne úložiská dokumentov, ktoré prevádzkujú certifikovaní predajcovia dátových miestností. Firmy a verejné inštitúcie využívajú dátové miestnosti na online zdieľanie dát, digitálnu spoluprácu a riadenie projektov. Preto predtým, ako sa rozhodnete pre služby dátovej miestnosti, je dôležité odpovedať na niekoľko otázok, ako napríklad:
- Na čo potrebujete VDR? Potrebujete ho na jednorazový projekt alebo ho chcete natrvalo začleniť do svojich systémov?
- Ako vám dátová miestnosť pomôže dosiahnuť vaše organizačné ciele? Zefektívni to operácie?
- Koľko môžete minúť za dátovú miestnosť? Pomôže vám to znížiť ďalšie výdavky, ako sú náklady na papier alebo tlač?
- Aké funkcie potrebujete, aby dátová miestnosť ponúkala? Koľko dátovej miestnosti potrebujete?
- Kto bude technológiu využívať? Sú vaši zamestnanci spokojní s používaním nových technológií?
2. Vyberte funkcie, ktoré potrebujete
Identifikácia potreby a nastavenie rozpočtu sú dôležité kroky, pretože vám pomôžu posúdiť, aký typ funkcií a služieb si môžete dovoliť. Ak napríklad potrebujete dátovú miestnosť na uľahčenie komunikácie medzi členmi predstavenstva, je dôležité mať okrem služieb správy dát aj nástroje na správu schôdzí.
Niektoré funkcie sú však povinné a mali by byť vo vašom VDR bez ohľadu na to, ako ho chcete používať. Tu je niekoľko aspektov, ktoré by ste mali hľadať.
Zabezpečenie dátovej miestnosti
Bezpečnosť je najdôležitejším aspektom technológie dátovej miestnosti. Každý jeden kupujúci využíva technológiu dátových miestností predovšetkým kvôli funkciám ochrany dát.
Preto sa uistite, že váš VDR má aspoň základné bezpečnostné funkcie, ako je verifikácia v dvoch krokoch, riadenie prístupu k zariadeniu, riadenie prístupu k dokumentom, digitálne vodoznaky, 256-bitové šifrovanie údajov SSL a režim len na prezeranie.
Niektoré z najlepších dátových miestností z hľadiska bezpečnosti zahŕňajú iDeals, FimrRoom, Firmex a Datasite. Viac o týchto dátových miestnostiach si môžete prečítať na datarooms-review.com — spoľahlivá platforma s podrobnými a nezaujatými recenziami najpopulárnejších poskytovateľov dátových miestností.
Certifikácie
Poskytovatelia dátových miestností musia spĺňať normy stanovené rôznymi globálnymi a regionálnymi regulačnými orgánmi. Napríklad globálne orgány zahŕňajú ISO a GDPR, zatiaľ čo FINRA , HIPAA a FISMA sú regionálne regulačné orgány.
Jednoduchosť použitia
Dátové miestnosti sa vo všeobecnosti používajú na spracovanie veľkých kusov údajov. Funkcie ako hromadné nahrávanie, presúvanie myšou alebo editor súborov sú dôležité na zdieľanie alebo ukladanie veľkého množstva informácií.
3. Vykonajte prieskum o poskytovateľoch virtuálnych dátových miestností
Keď porovnávate virtuálne dátové miestnosti, dôrazne sa odporúča urobiť prieskum aj o dodávateľoch. Začnite s certifikáciami uvedenými vyššie a zistite, či sú v súlade s predpismi stanovenými vaším regulačným orgánom. Napríklad HIPAA reguluje postupy správy údajov v zdravotníctve v USA.
Tu je niekoľko ďalších dôležitých vecí, ktoré je potrebné zvážiť.
Relevantné skúsenosti v odbore
Ako už bolo spomenuté na začiatku, predajcovia dátových miestností v súčasnosti ponúkajú prispôsobené služby pre rôzne podniky a odvetvia.
Skúsenosti z odvetvia sú kľúčové, pretože pomáhajú dodávateľom lepšie posúdiť výzvy špecifické pre dané odvetvie. Dátové miestnosti pre neziskové organizácie sa tiež líšia od tých, ktoré používajú verejné inštitúcie alebo komerčné organizácie.
Digitálna prítomnosť
Moderní spotrebitelia považujú digitálnu prítomnosť za dôležitý faktor pri budovaní dôvery. Viete si predstaviť virtuálnu dátovú miestnosť bez akejkoľvek digitálnej prítomnosti? Okrem oficiálnej webovej stránky si môžete pozrieť firemné profily na profesionálnych platformách, ako je LinkedIn.
A čo viac, svoj výskum môžete rozšíriť na renomované globálne platformy na hodnotenie softvéru, ako sú Capterra, TrustRadius, G2 a Software Advice. Zanedbateľná digitálna prítomnosť je červená vlajka.
Zákaznícka podpora
Služba zákazníckej podpory je jedným z určujúcich faktorov pri výbere dodávateľa. Od inštalácie dátovej miestnosti cez školenie až po riešenie problémov, iba informovaná a pohotová zákaznícka podpora vám môže veci uľahčiť. Dobrá dátová miestnosť s výnimočnou zákazníckou podporou je lepšia ako výnimočná dátová miestnosť s bežnou zákazníckou podporou.
Nakoniec nezabudnite využiť bezplatné skúšobné obdobie, ktoré ponúka takmer každý špičkový predajca dátových miestností.
Záverečné slová
Proces výberu dátovej miestnosti netreba brať na ľahkú váhu. Chybné rozhodnutie nielenže plytvá časom a zdrojmi, ale môže viesť k narušeniu alebo úniku údajov, a teda k ohrozeniu celkového blahobytu vášho podnikania. Vyššie uvedené kroky sú vysoko odporúčanými tipmi pri výbere softvéru pre dátovú miestnosť pre vašu firmu.
Zdieľam: